AI LABBEN
Tilbake til bloggen
12. november 2025

Digitalisering i 2025: definisjon, eksempler og forskjellen fra automatisering

Hva er digitalisering? (definisjon og enkelt forklart)

Digitalisering betyr å gjøre informasjon og prosesser digitale. I praksis handler det om to ting:

  • Data: gjøre informasjon maskinlesbar (fra papir til strukturert data).
  • Prosess: ta i bruk digitale verktøy og arbeidsflyt for å utføre jobben mer effektivt.

Enkelt forklart: Når noe som før var manuell eller papirbasert flyttes inn i et system der data kan deles, søkes opp, valideres og brukes på tvers – da digitaliserer du.

Kilde: Wikipedia – Digitalisering (https://no.wikipedia.org/wiki/Digitalisering)

Fra papir til data – og fra data til digitale prosesser

  • Digitalisere dokument: PDF med skjema i stedet for papir.
  • Digitalisere arbeidsflyt: Logisk rekkefølge i et system (innsendt → godkjent → arkivert) med tydelige regler og ansvar.
  • Digitalisere kommunikasjon: Oppgaver og status i delte systemer (ikke i e‑posttråder).

Digitalisering vs. «IT-prosjekt»

Digitalisering er ikke å «kjøpe et system». Det er å forbedre en prosess med data og verktøy – målbart. Start med målet (tid/kvalitet/kost), ikke med funksjonsliste.

Digitalisering vs. automatisering (og robotisering)

  • Digitalisering: Papir og manuelle steg blir digitale. Data kan lagres, søkes, deles og kontrolleres.
  • Automatisering: Digitale steg kobles sammen slik at prosessen går av seg selv etter regler.
  • Robotisering: Bruk av roboter. I kontorverden betyr det ofte RPA (programvare som klikker og skriver for deg), i fabrikk betyr det fysiske roboter.

Dette betyr at digitalisering er fundamentet. Uten gode, tilgjengelige data kan du ikke automatisere trygt.

Les mer om forskjellen og når du bør automatisere i vår hovedartikkel – les mer om dette i vår hovedartikkel.

Kilder:

Når digitalisere, når automatisere – og i hvilken rekkefølge?

  1. Standardiser og digitaliser først: rydde opp i felter, steg, ansvar, maler.
  2. Automatiser de digitale stegene med klare regler og god datakvalitet.
  3. Legg på AI der oppgaven krever å lese/forstå tekst, eller der prediksjon gir verdi.

Typiske misforståelser som koster tid og penger

  • «Vi automatiserer» (men jobber faktisk i PDF og e‑post). Løsning: digitaliser først.
  • «Vi trenger RPA for alt». Løsning: bruk API og innebygde workflows der det finnes, spar RPA til unntak.
  • «Ny plattform løser alt». Løsning: start med prosessmål og data – verktøy velges etter behov.

Konkrete eksempler på digitalisering i B2B

Økonomi og regnskap

  • Digital fakturamottak: EHF, strukturert PDF → automatisk validering, riktig flyt til godkjenner.
  • Reiseregninger og utlegg: mobilinnsending, OCR, kobling mot kort og satser.
  • Avstemminger: standardmaler, sjekklister og dokumentasjon i delt verktøy.

Effekt: mindre papir, raskere flyt og bedre revisjonsspor.

Salg og kundedialog

  • CRM som eneste kunderegister («single source of truth»). Skjema på nettside lager sak/kunde automatisk.
  • Møte- og tilbudsmaler med sporbar versjon. E‑signering og automatisk arkivering.

Effekt: færre manuelle steg, bedre historikk og raskere oppfølging.

HR og intern drift

  • Onboarding: digital kontrakt, sjekklister, tilganger og første‑uke‑oppgaver i samme verktøy.
  • Avtaler og policy: én oppdatert kilde med versjoner og søk.

Effekt: lik praksis for alle, mindre «hvem gjør hva?» og færre feil.

Produksjon og logistikk

  • Digitale plukk‑ og pakkelister, strekkoder og status i sanntid.
  • Vedlikeholdslogger og avvik i system (ikke i Excel på delt disk).

Effekt: færre avvik, bedre sporbarhet og raskere læring på tvers av skift.

Kilder:

Gevinster og grenser: Hva digitalisering løser – og ikke

Tid, kvalitet og sporbarhet

  • Tid: færre «hent, lagre, send»‑steg – mer direkte flyt i systemet.
  • Kvalitet: validering av felt, obligatoriske opplysninger, maler og versjoner.
  • Sporbarhet: «hvem gjorde hva, når og hvorfor» er lett å dokumentere.

Hvor digitalisering ikke er nok (du trenger automatisering)

  • Hvis volumet er høyt og reglene er klare, vil manuell klikking i digitale flater fortsatt koste tid og feil. Da må prosessen automatiseres – med innebygde workflows, integrasjoner (API/webhooks) eller RPA der API mangler. For helhet, se hovedartikkelen om automatisering.

Kilde: Wikipedia – Automatisering (https://no.wikipedia.org/wiki/Automatisering)

Slik lykkes du: 90‑dagers plan for digitalisering

Dette er en pragmatisk start du kan tilpasse:

0–30 dager: mål, scope og datagrunnlag

  • Mål: Velg 1–2 prosesser med tydelig gevinst (tid/kvalitet/risko). Definer KPI og akseptkriterier.
  • Scope: Beskriv start→steg→slutt og ansvar. Fjern «nice‑to‑have» i første runde.
  • Data: Avklar felter og kilder. Rydd duplikater og konkurrerende maler.

31–60 dager: prototype og kvalitet

  • Bygg smal digital flyt i verktøy du allerede har (CRM/ERP/HR/ESign).
  • Maler og validering: Sørg for obligatoriske felt, godkjenningsregler og versjoner.
  • Test med liten brukergruppe. Mål tid/feil og juster.

61–90 dager: pilot, måling og beslutning

  • Rull ut i én avdeling.
  • Mål KPI ukentlig: gjennomløpstid, feilrate, etterlevelse av maler.
  • Beslutning: stoppe, forbedre eller skalere. Dokumenter læring og standarder.

Praktisk råd: Etter digitalisering, vurder hvilke steg som nå kan automatiseres for å hente resten av gevinsten. Les mer om dette i vår hovedartikkel.

GDPR og informasjonssikkerhet i digitalisering

Digitalisering innebærer ofte mer og bedre tilgjengelige data – det er bra for kvalitet, men krever styring.

Behandlingsgrunnlag, dataminimering og logging

  • Behandlingsgrunnlag: Avklar om dere baserer dere på samtykke, avtale eller berettiget interesse.
  • Dataminimering: Behandle kun nødvendige felter; vurder anonymisering/pseudonymisering.
  • Logging: Aktiver revisjonsspor (hvem så/endret hva, når og hvorfor).

Kilde: Datatilsynet – Virksomhetenes plikter (https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/)

Region, lagring og tilgangsstyring

  • Region/lagring: Prioriter EU/EØS der mulig. Bruk egnede overføringsmekanismer ved behov.
  • Tilgang: SSO/RBAC og minste privilegium. Skille mellom test og produksjon.
  • Dokumentasjon: Beskriv datakilder, formål og slettefrister.

Kilder:

KPIer: Slik måler du effekt av digitalisering

Operative KPIer

  • Gjennomløpstid per sak/ordre
  • Andel komplett ved første innsendelse (riktige felter/vedlegg)
  • Antall manuelle berøringer per sak

Forretnings‑KPIer

  • SLA‑etterlevelse
  • Kost per sak/ordre
  • Datakvalitet (duplikater, feil, mangler)

Etterlevelse og risiko

  • Dekning av auditlogger
  • Tilgangsavvik og rettighetsgjennomgang
  • DPIA‑status for relevante prosesser

Hold deg til få, stabile KPIer – og mål før/etter for å dokumentere gevinst.

Vanlige fallgruver – og hvordan unngå dem

Uklart scope og «verktøy før behov»

  • Symptomer: store kravlister, lang implementering, lav bruk.
  • Tiltak: start med én konkret prosess, målbar effekt og eksisterende verktøy. Skalér når tallene er gode.

Mangler i data og endringsledelse

  • Symptomer: dårlig datakvalitet, ulike maler, «sånn gjør vi det her».
  • Tiltak: rydd kilder og maler, utnevn prosesseiere, tren brukere og feir små seire.

Overhopp til automatisering for tidlig

  • Symptomer: RPA som plaster på manuelle/rotete steg.
  • Tiltak: digitaliser og standardiser først. Automatiser etterpå – med API/workflows før RPA.

Kilde: Wikipedia – Automatisering (https://no.wikipedia.org/wiki/Automatisering)

Neste steg (CTA)

Klar for å løfte kvalitet og fart – uten å bygge alt fra scratch?

  • Book en prat – vi hjelper deg å prioritere riktig prosess og lage en 90‑dagers plan.
  • Få gratis AI‑vurdering – få en rask sjekk av datagrunnlag, verktøyvalg og risikopunkter.

FAQ: Ofte stilte spørsmål om digitalisering

Hva er digitalisering – enkelt forklart?

Å gjøre informasjon og arbeidsprosesser digitale, slik at data kan deles, valideres og brukes på tvers. Først da kan du automatisere effektivt.

Kilde: Wikipedia – Digitalisering (https://no.wikipedia.org/wiki/Digitalisering)

Hvordan skiller digitalisering seg fra automatisering?

Digitalisering gjør data og steg digitale. Automatisering kobler de digitale stegene sammen slik at de går av seg selv etter regler. Du må nesten alltid digitalisere før du kan automatisere i skala.

Må vi bytte system for å digitalisere?

Ikke nødvendigvis. Start i verktøy du allerede har (ERP/CRM/HR/ESign). Rydd maler/felter, aktiver workflows og koble enkle integrasjoner.

Er kunstig intelligens nødvendig for digitalisering?

Nei. AI gir verdi når du skal tolke ustrukturert innhold (tekst/bilde) eller forutsi noe. Start med god digital struktur – legg på AI der det gir tydelig gevinst.

Hvilke KPIer bør vi bruke?

Hold det enkelt: gjennomløpstid, andel komplett ved første innsendelse, datakvalitet og kost per sak. Legg til SLA/risiko ved behov.

Hva med personvern?

Avklar behandlingsgrunnlag, minimer data, bruk SSO/RBAC og logging. Gjennomfør DPIA ved nye/endrede prosesser med personopplysninger.

Kilde: Datatilsynet – Virksomhetenes plikter (https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/)

Klar for å implementere AI i din bedrift?

Vi hjelper bedrifter med å ta i bruk AI-teknologi på en trygg og effektiv måte. Få en gratis konsultasjon i dag.

Få en gratis demo