AI LABBEN
Tilbake til bloggen
21. november 2025

Prosesskartlegging for automatisering: slik gjør du det i praksis

Hva er prosesskartlegging?

Prosesskartlegging beskriver hvordan arbeid faktisk flyter fra start til slutt. Den visualiserer steg, beslutninger, roller, regler og data — slik at du kan standardisere, forbedre og senere automatisere trygt.

Kort forklart: Prosesskartlegging gjør det usynlige synlig. Du får et felles bilde av hvem som gjør hva, når og i hvilke systemer.

Kilde: Wikipedia – Business process mapping (https://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_mapping)

Hvorfor kartlegge før automatisering?

  • Standardisering først: Automatisering akselererer en prosess. Er prosessen rotete, går du fortere i feil retning.
  • Felles språk: Kart gir et felles bilde for fag, IT og ledelse. Beslutninger går raskere.
  • Riktig mål og scope: Du ser hvor flaskehalsen egentlig sitter — og hvor gevinstene er.
  • Lavere risiko: Tydelige regler, eiere og dataflyt reduserer feil og personvernrisiko i produksjon.

Tips: Når kartet er på plass, blir det enklere å velge riktig teknologi (workflows, API, RPA, KI) og måle effekt.

Leveranser og standarder: SIPOC, swimlanes og BPMN

Praktisk råd: Start med SIPOC for å avklare grensesnitt og mål. Gå videre med et enkelt swimlane-diagram. Bruk BPMN der du trenger presis logikk for automatisering/integrasjoner.

Slik gjør du det steg for steg

1) Avklar mål og scope

  • Mål: Hva vil dere forbedre (tid, kvalitet, kost, SLA)?
  • Scope: Hvor starter og slutter prosessen? Hvilke unntak utelates i første versjon?

2) Samle riktig team

  • Prosesseier, fagpersoner som gjør jobben, data-/integrasjonsressurs og en fasilitator.

3) Kartlegg «as-is» (slik jobber vi i dag)

  • Post-it eller digital tavle. Start grovt, gå detaljert der volumet/risikoen er høyest.
  • Notér beslutningsregler, datafelt og systemer i hvert steg.

4) Finn flaskehalser og kvalitetsbrudd

  • Hvor oppstår venting og dobbeltregistrering?
  • Hvilke steg skaper flest feil/avvik — og hvorfor?

5) Design «to-be» (slik bør det fungere)

  • Fjern unødige steg. Standardiser input (felter/maler). Legg inn klare beslutningsregler.
  • Definer hvor API/workflows kan ta over. Marker risikosteg med «menneske‑i‑løkken».

6) Velg målepunkter

  • Syklustid, manuelle berøringer, feilrate, SLA, kost per sak.
  • Sett baseline nå — før du endrer noe.

7) Beslutning og backlog

  • Prioriter tiltak etter effekt og risiko. Lag en smal pilot først.

Kilde (rammer for kvalitet/risiko): NIST AI Risk Management Framework (https://www.nist.gov/itl/ai-risk-management-framework)

Eksempel: kartlegging av fakturaflyt (inngående)

  • Start: Faktura mottatt (EHF/PDF).
  • Steg: Validering av felter → matching mot bestilling → kontering → godkjenning → bokføring → betaling.
  • Beslutninger: Avvik > X%? Mangler referanse? Over beløpsgrense?
  • Roller: Innkjøp, økonomi, leder.
  • Systemer: E-post/skann, økonomisystem/ERP, bank.
  • Data: Leverandør, ordre, KID, beløp, MVA, kontoplan, prosjekt.

Forbedringer i «to‑be»:

  • Standard: EHF først, PDF som unntak.
  • Valideringsregler: på plass ved mottak. Automatisk ruting basert på referanse.
  • Godkjenning: beløpsgrenser og erstatningsflyt ved fravær.
  • Automatisering: API/webhooks mellom mottak, ERP og bank. RPA kun for unntak der API mangler.

Hva måles:

  • Syklustid per faktura, manuelle berøringer, feil/avvisningsrate, SLA‑etterlevelse.

Kilder: Wikipedia – Automatisering (begrepsramme) (https://no.wikipedia.org/wiki/Automatisering)

Verktøy og maler du kan bruke nå

  • Tegneverktøy: verktøy for prosessdiagram og tavler (støtte for swimlanes/BPMN).
  • Maler: SIPOC‑mal, prosesskart‑mal, godkjenningsmatrise, datakatalog for felter.
  • Dokumentasjon: eier (forretning/teknisk), versjon, formål, beslutningsregler, datakilder og feilhåndtering.

Praktisk råd: Start i verktøy dere allerede har — det viktigste er felles visualisering, ikke perfeksjon i notasjon.

Datagrunnlag og integrasjoner

  • Felter må være tydelige: obligatorisk/valgfritt, format, validering.
  • «Single source of truth»: kundedata, produkt, priser.
  • Integrasjoner: Bruk API og webhooks der det finnes; iPaaS for standardmønstre; RPA kun som siste utvei.

Kilde: Wikipedia – API (https://en.wikipedia.org/wiki/API), Wikipedia – Webhook (https://en.wikipedia.org/wiki/Webhook)

Kvalitet, måling og governance

  • KPIer: syklustid, lead time, feilrate/avvik, automatiseringsgrad, SLA‑etterlevelse, kost per sak.
  • Styring: eier av prosess og automasjon, endringshåndtering, versjonering av kart og regler.
  • Observabilitet: logger, alarmer og månedlig gjennomgang av effekt/avvik.

Bruk få, stabile måltall. Mål før/etter og juster ukentlig i piloten.

Kilde: Wikipedia – Automatisering (https://no.wikipedia.org/wiki/Automatisering)

Personvern og risiko

  • Behandlingsgrunnlag: samtykke/avtale/berettiget interesse der personopplysninger behandles.
  • Dataminimering: logg og del kun nødvendige felt.
  • Tilgang og sporbarhet: SSO/RBAC, logging, skille test/produksjon.
  • DPIA: vurder ved nye eller vesentlig endrede behandlinger.

Kilde: Datatilsynet – Virksomhetenes plikter (https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/)

90‑dagers plan: fra tavle til pilot

0–30 dager: kart, mål og akseptkriterier

  • Lag SIPOC og et enkelt swimlane‑kart for «as‑is».
  • Sett KPIer og baseline (tid, feil, manuelle berøringer, SLA, kost).
  • Design «to‑be» og marker hvor workflow/API kan ta over. Definer «menneske‑i‑løkken»‑punkter.

31–60 dager: prototype

  • Bygg minimumsløsning i eksisterende verktøy (workflows/integrasjoner).
  • Dokumentér datafelter, validering og beslutningsregler.
  • Test på ekte saker med liten brukergruppe. Mål ukentlig.

61–90 dager: pilot og beslutning

  • Rull ut til en avdeling. Mål KPIer, logg avvik og tiltak.
  • Beslutning: stoppe, forbedre eller skalere. Etabler driftsrutiner og governance.

For en bredere kontekst om typer og prinsipper i automatisering, les mer om dette i vår hovedartikkel: les mer om dette i vår hovedartikkel.

Vanlige fallgruver – og hvordan unngå dem

  • For stort scope: Start smalt. Automatiser én verdikjede av gangen.
  • Uklar beslutningsregel: Skriv IF/THEN. Unngå «det kommer an på».
  • Dobbeltregistrering: Finn kilden. Koble systemene før du bygger RPA.
  • Ustabile unntak: La mennesker godkjenne til mønsteret er stabilt.
  • Null måling: Uten baseline blir gevinst gjetning. Mål før du endrer.

Neste steg (CTA)

Klar for å gå fra «vi burde» til et konkret kart og en trygg pilot?

  • Book en prat – vi fasiliterer kartleggingen og lager en 90‑dagers plan.
  • Få gratis AI‑vurdering – få en rask sjekk av datagrunnlag, verktøy og risiko før du automatiserer.

FAQ

Hva er den raskeste måten å komme i gang med prosesskartlegging?

Start med SIPOC for å lande scope og kunder/leveranser. Lag deretter et enkelt swimlane‑kart over dagens flyt. Det tar ofte under to timer for en avgrenset prosess.

Kilde: Wikipedia – SIPOC (https://en.wikipedia.org/wiki/SIPOC)

Må vi bruke BPMN for å automatisere?

Nei, men BPMN hjelper når logikken er kompleks og flere systemer/avdelinger er involvert. Enkelt swimlane‑kart holder i mange piloter.

Kilde: Wikipedia – BPMN (https://en.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Model_and_Notation)

Når bør vi automatisere, ikke bare kartlegge?

Når prosessen er standardisert, reglene er klare og datafeltene er ryddet. Da kan du bruke workflows/API og eventuelt RPA der API mangler. For helheten i valg av teknikk, les mer om dette i vår hovedartikkel.

les mer om dette i vår hovedartikkel

Hvordan håndterer vi unntak uten å stoppe hele flyten?

Marker risikosteg med «menneske‑i‑løkken». Send unntak til godkjenning med all kontekst (data/kilde) og logg årsaken. Bruk funnene til å forbedre reglene.

Hvilke KPIer er mest nyttige i starten?

Syklustid, manuelle berøringer, feilrate og SLA. Legg til kost per sak når du har baseline for tid/volum.

Klar for å implementere AI i din bedrift?

Vi hjelper bedrifter med å ta i bruk AI-teknologi på en trygg og effektiv måte. Få en gratis konsultasjon i dag.

Få en gratis demo