Workflows i ERP/CRM/HR: slik automatiserer du uten nye verktøy

Hva mener vi med workflows i ERP/CRM/HR?

Kort definisjon

Workflows er innebygde regler og flyter i systemene dine (ERP/CRM/HR) som automatisk utfører steg som oppgaver, varsler, godkjenninger, oppdateringer og feltsjekker – uten ekstra programvare. Tenk «hvis X skjer, så gjør systemet Y».

Kilde: Wikipedia – Workflow

Når passer innebygde workflows vs. integrasjoner/RPA

Bruk innebygde workflows når hele prosessen kan holdes i ett system (godkjenning, oppgave, varsel, validering).
Bruk integrasjoner (API/webhooks/iPaaS) når prosessen krysser flere systemer og må flytte data/handlinger mellom dem.
Bruk RPA som siste utvei når API mangler og du må klikke i gamle flater.

Tips: Start med workflows der du allerede har lisenser. Integrasjoner kommer som neste steg. For helhetlig kontekst om typer automatisering og prioritering, les mer i vår hovedartikkel om automatisering – les mer om dette i vår hovedartikkel.

Kilde: Wikipedia – Business process management

Typiske bruksområder som gir rask effekt

Godkjenninger og varsler

Kostgodkjenning med beløpsgrenser og stedfortreder ved fravær
Endring av kundepriser med totrinnsgodkjenning
Varsel ved avvik (manglende vedlegg, feil MVA‑kode)

Gevinst: færre stopp, raskere saksflyt, bedre etterlevelse.

Sakshåndtering og oppgaveflyt

Automatisk tildeling basert på kategori, kunde/segment eller SLA
Sjekklister som oppgaver med frister og eiere
Eskalering når frister nærmer seg

Gevinst: jevnere belastning, bedre SLA og mindre glemsel.

Datavalidering og standardisering

Obligatoriske felter og formatregler (org.nr., IBAN, prosjektnr.)
Automatisk oppslag/matching mot masterdata
Blokkering av statusendring ved manglende kvalitet

Gevinst: høyere datakvalitet og mindre manuell retting.

Onboarding og tilgangsstyring

Når kontrakt signeres: opprett bruker, sett roller, oppgaver for leder/IT
Standardpakker for roller (salg, økonomi, prosjekt)

Gevinst: lik opplevelse for alle, raskere time‑to‑productivity.

Økonomi: fra mottak til godkjenning

Automatisk ruting av inngående faktura til rett godkjenner
Regelstyrt bokføring etter godkjenning

Gevinst: raskere flyt og bedre sporbarhet uten å forlate ERP.

Kilde: Wikipedia – Enterprise resource planning

Slik bygger du en god workflow i praksis

Forberedelser: prosesskart og regler

Definer start → steg → beslutninger → slutt.
Skriv beslutningsregler som IF/THEN (ikke «det kommer an på»).
Avklar eiere (forretning og teknisk) og mål/KPI.

Praktisk: Et enkelt swimlane‑kart holder. Standardiser felter og maler før du bygger.

Konfigurasjon: triggere, betingelser, handlinger

Triggere: «Opprettet/oppdatert post», «status endret», «frist nærmer seg».
Betingelser: beløp > X, kategori = Y, felt er utfylt/ikke utfylt.
Handlinger: tildel oppgave, send varsel, oppdater felt, opprett relaterte poster, start godkjenning.

Tips: Gi hvert trinn tydelig navn og beskrivelse. Logg i kommentarer/felter for sporbarhet.

Unntakshåndtering og «menneske‑i‑løkken»

Marker risikosteg (juridisk/finansielt/personvern) for manuell godkjenning.
Definer fallback når data mangler (send til kø X, varsle eier Y).
Lag egen rute for avvik med tydelig ansvar og tidsfrister.

Test og kvalitet før utrulling

Enhetstester: enkelthendelser og kanttilfeller.
Ende‑til‑ende: fra trigger til sluttstatus/rapport.
Ytelse: volumtest på toppuker.
Observabilitet: sjekk at logger, kommentarer og tidsstempler fanges.

Governance, sikkerhet og GDPR i workflows

Roller og eierskap

Prosesseier: mål/KPI, prioritering og endringsgodkjenning.
Systemeier: konfigurasjon, miljøer, tilgang og drift.
Dataeier: feltdefinisjoner, masterdata og datakvalitet.

Tilgang, logging og revisjon

Bruk SSO/RBAC og minste privilegium.
Skill test/staging/produksjon; bruk endringsprosedyre ved publisering.
Sørg for revisjonsspor: hvem gjorde hva, når og hvorfor.

Personvern og DPIA

Behandlingsgrunnlag: samtykke/avtale/berettiget interesse ved personopplysninger.
Dataminimering: behandle bare nødvendige felter; vurder anonymisering/pseudonymisering.
DPIA ved nye eller vesentlig endrede behandlinger.

Kilde: Datatilsynet – Virksomhetenes plikter

Mål gevinsten: KPI og ROI

Minimumskrav til måling

Hastighet: syklustid, lead time
Kvalitet: feil/avvik, andel komplette saker ved første forsøk
Automatiseringsgrad: andel saker uten manuell berøring
Kost: kost per sak, lisens/forbruk (hvis aktuelt)

Dashboard og alarmer

Vis KPI per prosess/avdeling uke for uke.
Alarmer for fall i kvalitet, økt avvik og køvekst.
Logg tiltak og beslutninger – læring gjenbrukes i nye workflows.

Kilde: Wikipedia – Automatisering (begrepsramme)

90‑dagers plan for å utnytte workflow‑funksjonene du allerede har

0–30 dager: kartlegg, prioriter, sett mål

Lag liste over 10–20 kandidatprosesser; velg 2–3 med høy repetisjon, klare regler, lav risiko.
Kartlegg felter, beslutninger og unntak. Standardiser der det skurrer.
Sett KPI og akseptkriterier (f.eks. −30% syklustid, +20 p.p. automatiseringsgrad, 0 kritiske avvik).

31–60 dager: bygg og test

Konfigurer workflows i eksisterende system (ERP/CRM/HR).
Bygg unntaksruter og «menneske‑i‑løkken» der nødvendig.
Test med reelle saker og liten brukergruppe. Juster regler og felter.

61–90 dager: pilot og beslutning

Rull ut til en avdeling. Mål ukentlig og dokumenter gevinst og avvik.
Beslutning: stoppe, forbedre eller skalere.
Standardiser: navngivning, maler, eierskap og endringsprosess.

Vanlige feil – og hvordan unngå dem

Automatiserer rotete prosesser: rydde og standardisere først.
For bredt scope: start med en smal verdikjede, ikke hele prosessen.
Ingen unntaksrutiner: definer avvik og eskalering tidlig.
Null måling: sett baseline før endring, og følg måned for måned.
Overbruk av e‑post: bruk oppgaver/kø med eierskap og frister.

Eksempler: 5 raske workflow‑gevinster i 2025

Avtalegodkjenning: beløpsstyrt rute med stedfortreder ved fravær.
Kundeopprettelse: obligatoriske felter, duplikatsjekk og oppgaver for kredittsjekk.
Retur/RMA: automatisk tildeling, sjekkliste og lageroppgave med etikett.
HR‑onboarding: fra signert kontrakt til konto, tilganger og første‑uke‑oppgaver.
Fakturaflyt (enkelt nivå): validering, rute til rett leder og bokføring etter godkjenning.

Neste steg (CTA)

Klar for å hente ut gevinster uten å kjøpe nye verktøy?

Book en prat – vi prioriterer riktige workflows og lager en 90‑dagers plan.
Få gratis AI‑vurdering – få en rask sjekk av datagrunnlag, regler, GDPR og hvor KI kan legges på senere.

FAQ

Hva er forskjellen på workflows og integrasjoner?

Workflows kjører logikk inne i ett system (oppgaver, varsler, godkjenning). Integrasjoner flytter data og handlinger mellom systemer via API/webhooks/iPaaS.

Når er RPA riktig valg?

Når API mangler og du må automatisere klikking i gamle flater. Planlegg for mer robuste integrasjoner på sikt.

Må vi kunne BPMN for å lage workflows?

Nei. En enkel prosesskisse med start, steg, beslutninger og slutt holder i starten. Bruk BPMN der logikken er kompleks.

Hvordan måler vi effekt raskt?

Mål syklustid, andel manuelle berøringer og feil/avvik før og etter. Sett mål per workflow og følg ukentlig.

Hva med personvern?

Avklar behandlingsgrunnlag, minimer data, bruk SSO/RBAC og logging. Kjør DPIA når prosessen endres vesentlig og behandler personopplysninger.

Kilder: Datatilsynet – Virksomhetenes plikter; Wikipedia – Workflow; Wikipedia – Business process management